Deine Zeit – Dein Leben III

Du bist hier und interessierst dich für den dritten Teil meiner Serie „Deine Zeit – Dein Leben“. Super, du willst also wirklich etwas verändern. Oder schaust du zum ersten Mal vorbei? Dann empfehle ich dir, „Deine Zeit – Dein Leben“ und „Hol dir deine Zeit zurück“ vorher zu lesen.

Vor einiger Zeit sagte ein Klient zu mir: „Oh man, wenn ich alles plane, dann geht ja die ganze Spontanität flöten.“ Auf meine Rückfrage, was er denn so spontan im Verlauf einer Woche unternähme, antwortete er mir „nix, er hätte ja keine Zeit“. Er hat sich selbst gut zugehört und musste bei seiner (spontanen) Antwort schmunzeln.

Plane deinen Tag

Vielleicht hast du schon mit Zeitplanungstools gearbeitet und verdrehst jetzt die Augen. Halt, bleib da, lies weiter. Darum geht es mir gar nicht. Ich habe versprochen, dass meine Tipps und Inspirationen simple sind. Weder kompliziert noch aufwendig. Und deshalb: plane deinen Tag. Das verschafft dir Überblick und Erleichterung. Ja, richtig gelesen: Erleichterung.

Mit einer einfachen Tagesplanung, bei der du dir (erstmal) einfach nur deine Aufgaben notierst, fühlst du dich gleich leichter. Warum? Weil du eben den Überblick hast über Aufgaben und Zeit und das gibt dir das Gefühl, dein Leben im Griff zu haben. So einfach ist das.

Wenn du immer mal wieder „Brände“ an der einen oder anderen Stelle löschen musst, weil du etwas vergessen hast, weißt du, wie sich das anfühlt. Das schafft Stress. Und der geht zu Lasten deiner Gesundheit. Der Säbelzahntiger der heutigen Zeit ist oftmals mangelnder Überblick über die eigenen Aufgaben, die eigene Zeit – also ein Stück weit über das eigene Leben.

Jetzt ist es auch erstmal egal, ob du eher der analoge oder der digitale Planungstyp bist. Plane entsprechend deiner Vorliebe und den Tools, die du zur Verfügung hast. Du hast dich ja schon mit dem Thema „Ablenkungen“ beschäftigt. Sich ein neues Planungstool zu suchen, kann eine wunderbare Ablenkung sein, um nicht anzufangen.

Also nimm, was du hast und plane los.

• Plane idealerweise am Vorabend bzw. am Ende deines Arbeitstages den nächsten Tag.
• Notiere die Aufgaben des nächsten Tages.
• Schau in deinem Kalender nach Zeitfenstern für deren Erledigung und plane entsprechend.
• Beachte Pufferzeiten. Verplane max. 60 % deiner Zeit (für Termine und Aufgaben).
• Plane Pausen mit ein, an denen du deinen Schreibtisch verlässt.
• Sind 50 % deiner Zeit mit Terminen verplant, schau, was wirklich wichtig und erledigt werden muss.
• Sei konsequent.
• Hast du die Planung am Vorabend vergessen, starte deinen Arbeitstag damit.
• Plane auch private Aufgaben ein.

Private Termine kommen in deinen Kalender und ebenso empfiehlt es sich, auch private Aufgaben zu notieren. Ich persönlich habe mir angewöhnt, alle Aufgaben aufzuschreiben. Ich notiere mir, wann die Gardinen turnusmäßig gewaschen werden ebenso, wie das Besorgen von Geschenken oder die Buchung einer Urlaubsunterkunft.

Gib jeder Aufgabe einen Termin

Jede Aufgabe, die du aufschreibst, bekommt einen Termin, an dem sie erledigt wird. Das sog. „Fälligkeitsdatum“. Wenn du eine Aufgabe an einem Tag nicht erledigt hast, schiebe sie auf den nächsten. Das sollte aber nicht dein Normalstandard werden, dir den Kalender und die Aufgabenliste zu überfüllen und dann zu schieben.

Aufgabe oder Idee?

Bitte unterscheide zwischen Aufgaben und Ideen. Deine Aufgaben gehören in deine To Do Liste und Ideen gehören auf eine Ideenliste. Bei meiner Arbeit sah ich schon oft ellenlange To Do Listen, auf denen 80 % Ideen für eventuell und irgendwann standen. Das führt dazu, den Überblick zu verlieren. Und das ist wenig hilfreich.

Also: Aufgaben auf deine Aufgabenliste mit Termin. Ideen in deine Ideenliste.

Bis Mitte letzten Jahres plante ich alles analog, und heute plane ich digital mit den Planungstool von Microsoft: Outlook, To Do und One Note. Darüber in einem anderen Beitrag mehr (wenn du vorab Fragen hast, schreib mir gerne).

Triff JETZT eine Entscheidung, wie du in Zukunft mit deinen Terminen, Aufgaben und Ideen umgehst, mache dir Notizen zu deinem Vorhaben und übe dich mindestens 30 Tage darin. Dann reflektiere wie es gelaufen ist, korrigiere, verändere und übe dich konsequent weiter. Dein Lohn: mehr Überblick und mehr Zeit für dein Leben.

Ich freue mich, wenn du hier deine Erfahrungen teilst. Danke dafür.

Geordnete Grüße

Gabriele Valerius